こんにちは、nicoです。
前回から随分間が空いてしまいました。
昨年秋から復職しているのですが、日々なかなか時間がなく…。
子育てしながらブログを継続的に更新されている方、すごいなぁと感心しています。
さて、復職してからずっと悩んできたことが「どうやって仕事を効率的に片付けるのか」ということ。
もともと仕事は早い方だとは思っていましたが、日々終わりの時間がある中で仕事を効率的に行うにはどうしたら良いのか、日々模索しいろんなことを試してみました。
その中で、「比較的すぐできて、効果があったもの」をご紹介したいと思います。
〈前提〉
産前と同じ部署に復帰しましたが、仕事内容は180度とはいいませんが90度くらい変わりました。
勤務時間は1時間の時短をしています。夫と調整して残業する日もありますが、基本は自分が早く退社しお迎えにいきます。
①メールの仕分け、予測変換をフル活用
メーラーはoutlookを使っています。業務上「自分はめったに使わないが関係者として送られてくる定例的なメール」が多いので、メール仕分けをフル活用しています。
フォルダ分けが基本ですが、最近地味に良いと思ったのが「開封済みとしてマークする」機能。わざわざ開けるまでもない(けどいつかのために取っておいた方がいい)メールは、これを使うと既読の状態でフォルダ分けされるので、未読メールが増えずとても便利です。
予測変換は、珍しい名字や部署名の他、「定型文を3文字で登録する」を実践しています。例えば、いつお→いつもお世話になっております。など。
場合によっては数文字打つだけで定型文の羅列の文章はできるようになり、メールを打つのが格段に早くなりました。
WordやExcelを使う方にはショートカットもおすすめです。いちいち調べていましたが面倒になったので、本を買いました。最近はCtrl＋Zを多用しています。
②最短アプローチを考える
日々みなさん実践していることだと思いますが改めて。
誰かと仕事をするとき、
・どのようなタイプの人で
・どのような手段を好むのか
を常に考えています。
例えば、電話とメールならどっちがいいのか、メールはどのくらいで返事をくれるのか、ざっくりな依頼でも大丈夫な人なのか、締切を守ってくれるタイプか、など。
だいたい、少しやり取りすればどんな人なのかはわかりますので、最初は丁寧に→だんだん相手に合わせていく、のがいつものパターンです。
私は電話の「問答無用で時間を割かれる感じ」が苦手で、ついついメールしてしまう傾向にあります。その一方でメールでは素っ気なくても電話ではフランクな人もいる(こういう人は電話派なことが多い)ので使い分けは難しいですが、うまくやると自分のペースで仕事を進められます。
あと、メールをどのスパンで返すかは賛否が分かれるところですが、私は「気づいた時点でできるだけ早く。締切が明確になっているもの以外は遅くとも24時間以内」をモットーにしています。
仕事で自分の評価を上げるコツの1つが相手の期待値を常に上回ることですが、メールを素早く返すことは相手の期待値を上回る簡単な方法だと思うからです。また、ラリーが素早くできるとその後の仕事もやりやすくなるという副次的な効果もあります。
③タスクを書き起こす
タスク管理は、ここ数年ずっと手帳(見開き左ページが1週間、右側がメモのもの)を愛用しています。
デジタルでもアナログでも何でもいいのですが、仕事がこんがらがってきたらとにかくタスクを書き起こすことにしています。可視化されるとやることが明確になり優先順位もつけやすくなりますし、モヤモヤと終わるかなぁと思っていてもやれる気がしてきます。
ポイントはちょっとしたことも書くこと。タスクの抜け漏れがなくなるだけでなく、終わったものを消していくことで達成感につながります。
④とりあえず手をつける
業務内容が変わったこともあり、初めてやる業務が増えました。
日によっては初めての業務ばかりのことも。
気が進まないものは後回しにしがちですが、とりあえず締切に余裕があるときに手をつけてみるようにしています。
少しやって方針を考えておくと、次に取り組むときにスムーズですし、思ったより早く終わらせられそうであればその場で片付けるようにしてます。
⑤自分のタイプを知る
復職前にストレングスファインダーをやりました。
そこで初めて知ったのが、自分は「共感力」が高いということ。
私は、例えば聞こえるところで同僚が怒られていると、自分も萎縮してしまうタイプです。周りの人はみんな涼しい顔をしているなぁ、と思っていたのですが、自分は共感力が高いと知って納得。逆に、これくらいならみんなは気にしないんだ、と学ぶことができました。
自分では当たり前だと思っていた意外な強みがわかるので、おすすめです。
⑥難しそうであれば早めに言う
日々効率化を意識していても、どうしてもタスクが重なって時間内に終わらせることが難しいこともあります。そういうときは早めに上司に相談するようにしています。
無尽蔵に残業できたころは無理めの案件も引き受けていましたが、今はそうも言ってられないので…。
その代わりに、手が空いているときは同僚の業務を積極的に引き受けるようにしています。
日々バタバタですが、なんとか更新を継続したいと思ってます(といいつつ次はいつになるやら…)。
